Stappen die elke boeking doorloopt
|
|
Websites
|
Stappen
|
Akties
|
Toelichting
|
wervings-sites:
op-Vlieland.nl
op-Terschelling.nl
op-Ameland.nl
op-Schiermonnikoog.nl
op-Texel.nl
...
|
Vakantiehuis uitzoeken
|
|
Dit is de welbekende wervings-website waar bezoekers kunnen rondkijken
of er een vakantiewoning van hun gading is op de site.
Regelmatig resulteert dit in een boekingsaanvraag voor een vakantieverblijf.
|
|
↓
|
Aanvraag door de huurder
|
|
|
|
|
|
 Boekingen administratie
BoekingsAssistent.net
|
Boeking aangevraagd
|
|
|
|
↓
|
Controle van de aanvraag door de verhuurder
|
Als verhuurder krijgt u, net als nu, een email dat er een boeking is binnengekomen.
U logt dan in op de Boekingsassistent en ziet de nieuwe aanvraag in de takenlijst staan.
Met een paar klikken controleert u de boeking.
De Boekingassistent kent uw huurprijzen en heeft die al toegevoegd aan de boeking.
Met 1 klik kunt u de boeking goedkeuren.
De Boekingassistent past dan direct de beschikbaarheid op uw wervings website (zoals op-Vlieland.nl) aan.
|
|
Boeking goedgekeurd
|
|
|
|
↓
|
Versturen bevestiging & nota
|
Vervolgens maakt de Boekingsassistent automatisch een
bevestiging en nota
aan waarin alle gegevens van deze boeking staan die de huurder nodig heeft.
Hierin staan ook uw eigen huisregels.
De bevestiging wordt door de Boekingsassistent naar huurder toegestuurd.
|
|
Rekening verstuurd
|
|
|
|
↓
|
Registratie aanbetaling
|
Als de betaling met iDeal is gedaan wordt deze automatisch verwerkt door de BoekingsAssistent.
Als de aanbetaling binnenkomt op uw eigen bankrekening voert u deze gegevens in, in de BoekingsAssistent.
De boekingsAssistent stuurt een bevestiging van deze betaling naar de huurder.
|
|
Aanbetaald
|
|
|
|
↓
|
Registratie 2de betaling
|
Ook de 2de betaling kan via iDeal gedaan worden en wordt automatisch verwerkt door de BoekingsAssistent.
Als de 2de betaling binnenkomt op uw bankrekening voert u deze gegevens in, in de Boekingsassistent.
De boekingsassistent stuurt een bevestiging van deze betaling naar de huurder.
|
|
Volledig voldaan
|
|
|
|
↓
|
Versturen huurovereenkomst of bevestiging van complete betaling
|
De Boekingsassistent maakt nu een huurovereenkomst
of een bevestiging van de complete betaling op om te versturen naar de huurder.
Hierin kunt u bijvoorbeeld aangeven hoe de huurder aan de sleutel komt en hoe zij het huis kunnen vinden.
|
|
Volledig voldaan
|
|
|
|
↓
|
Versturen welkomst email
|
Een paar dagen voor aankomst heet de Boekingsassistent de huurder welkom.
In dit bericht kunt u nog wat laatste informatie plaatsen zoals de evenementen die er in de vakantie zijn.
|
|
Aangekomen
|
|
|
|
↓
|
Huurder geniet van zijn vakantie
|
|
|
Vertrokken
|
|
|
|
↓
|
Huis controleren / schoonmaken en borg teruggeven / storten
|
Bij/na vertrek van de huurder controleert u het huis en geeft u de borg terug (als u die gevraagd heeft).
Als u niet zelf in de buurt woont heeft u dit misschien uitbesteed aan een beheerder en stort u achteraf de borg terug op de rekening van de huurder.
|
|
Afgerond
|
|
|
Uitzonderingssituaties
Wat we in dit schema niet opgenomen hebben zijn alle uitzonderingssituaties. Het schema zou dan veel onoverzichtelijk worden.
De Boekingsassistent ondersteund deze uitzonderingen natuurlijk wel. We denk dan aan:
- Een boeking die niet door kan gaan (bijvoorbeeld omdat u het huis net telefonisch verhuurd heeft voor dezelfde periode);
- Een klant die te laat betaald en dus een herinnering krijgt;
- Een klant die op het laatste moment boekt en dus niet in 2 keer kan betalen maar in 1 keer.
De Boekingsassistent ondersteund 3 modellen: korte termijn, middellange termijn en lange termijn boekingen;
- Een boeking die geannuleerd wordt;
- ...en zo kunnen we nog wel even doorgaan...
|
Andere Boekingsassistent-functies
Wat we in dit schema ook niet opgenomen hebben zijn alle acties die de Boekingsassistent
achter-de-schermen van het primaire proces voor u doet. Zoals:
- Een planbord zodat u in een oogopslag kunt zien wat er verhuurd is en wat er vrij is.
- Vanuit dit planbord kunt u ook naar alle boekingen toespringen en nieuwe boekingen toevoegen
(voor als er een telefonsiche boeking binnenkomt).
- Het bijhouden van een klantendatabase met al uw klanten
(bijvoorbeeld te gebruiken voor mailings).
- Het uitsturen van betalingsherinneringen als de huurder niet op tijd betaald.
- Het opnemen van prijzen (ook lastminute kortingen en vroegboek kortingen).
- Alle berichten die horen bij een boeking worden bij die boeking bewaard zodat u altijd kunt zien wat u uitgestuurd heeft.
- Het bijhouden van overzichten van:
- Bezettingsgraad
- Toeristenbelasting en/of forensenbelasting
- BTW afdrachten, als dat voor u relevant is (bij een huuromzet van meer dan Euro 20.000/jaar)
- Afdrachten naar eigenaren, voor als u voor anderen verhuurd
- Natuurlijk is het ook mogelijk om boekingen aan te passen, af te keuren en te annuleren.
Vragen? Neem gerust contact op via de bekende info mailbox van uw locatie, maar u mag ons natuurlijk ook bellen: 0562-453095
|